面接と面談の違いとは？採用ミスマッチを防ぐための簡単な使い分け方

という疑問や悩みを持っている方に向けて記事を書いています。

人材獲得競争が激化している現在、企業側は選ぶ立場ではなく応募者から選ばれる立場となっています。したがって企業側は応募者を一方的に知り合否を判断する従来の手法ではなく、双方向のコミュニケーションを取り、マッチングを図る必要があります。その方法としては、採用のミスマッチを防ぐことができる“「面接」と『面談』の使い分け”が重要です。

そこで今回の記事では、採用における「面接」と『面談』の違いや使い分け方をご紹介します。

この記事を最後まで読めば、『面接と面談の違いを十分に理解し、両方を適切に使い分けながら採用活動ができる』ようになり、採用のミスマッチを防ぐことができます。

「面接」と『面談』の違いとは、”最終的な目的が合否の判断であるかどうか”

「面接」と『面談』の決定的な違いは、“目的”です。

上記のように、「面接」と『面談』は目的が異なります。そのため、基本的には『面談』の内容が選考に大きく影響することはありません。

「面接」とは、企業側が求職者について”一方的に”知り、合否をつけるためのもの

「面接」とは、企業側が応募者に対していくつかの質問を投げかけ、自社に必要な人材であるかどうかを総合的に判断するために行うものです。「面接」は、企業側が優位に立つことで採用活動をスムーズに進められるというメリットがあります。

しかし、一方向的なコミュニケーションになるため、応募者に緊張感を与えてしまい、なかなか本音を聞き出すことができないというデメリットがあります。そのため「面接」をする前にはアイスブレイクをして応募者の緊張をほぐすことがカギとなっています。

『面談』とは、企業側と応募者が“相互に“話し合い、マッチングを図るために行うもの

『面談』とは、企業側と応募者が互いをよく知るために行うものです。基本的には雑談のような形式で行われることが多く、「面接」よりもフランクに会話が進みます。そのため企業側は応募者に緊張感を与えることなく、応募者の本音を聞き出せるというメリットがあり、“実際に入社する意向はあるのか”というようなダイレクトな質問を投げかけることが可能です。

また『面談』は、就職・転職活動を行う応募者にとっては企業を深く知り、不安点を解消できるチャンスとなり、普段は聞きにくい質問をすることができます。よって、一方向的な「面接」とは違い『面談』は双方向的なコミュニケーションということになります。

現在の採用に「面接」と『面談』の使い分けが必要な理由

近年、企業数の増加と人口の減少から人材獲得競争が激化しています。そのため企業側は選ぶ立場ではなく、応募者から選ばれる立場と転向しており、採用活動では、企業の良さや他企業との違いをどのように応募者にアピールするのかが重要となります。

従来のように、応募者が一方的に自身のアピールを行う「面接」のみを取り入れた選考では、企業にとって有益な人材を採用することは困難です。現在の採用活動を成功に導くには、企業と応募者が相互に情報を交換しマッチングを図る『面談』と「面接」を使い分け、適切に併用することが必要不可欠であるといえます。

どう使い分ける？『面談』の3つの種類と目的

ここからは、3種類の面談についてそれぞれ紹介していきます。

カジュアル面談とは

カジュアル面談とは、選考前に企業と応募者が互いに情報交換をするために行う面談のことで、採用活動で面談を用いる場合に最も一般的な面談方法です。

カジュアル面談の主な目的は、まだ自社に興味を抱いていない求職者に企業のことを知ってもらうことです。そのため、カジュアル面談は就職・転職活動が本格的に始まる時期より前に行う必要があります。応募者が就職・転職先に対してどんな条件を求めているのかをフランクに聞き出しながら、自社のアピールを行います。

リクルーター面談とは

リクルーター面談とは、優秀な人材を早期に採用することを目的にした面談方法です。大学三年生の冬季など就職活動が本格的にスタートする前に行われ、リクルーターと呼ばれる若手の採用担当者が、学生と直接コンタクトを取って人材の適性を判断します。レストランやカフェなどの会社外の場所で行うことが多いため、互いにリラックスしながら情報交換をすることができます。

リクルーターは対象となる学生のOB・OGといった、学生に関わりのある若手採用担当者が多く、企業によっては一次面接の免除などの採用権限を与えている場合もあります。

内定者面談とは

内定者面談とは、企業が内定通知を出した内定者に対して行う面談です。内定者面談の目的は、「企業が内定者の入社への意向を確認すること」と「内定者が感じている入社へ迷いや不安を解消すること」であり、入社後のミスマッチを防ぐには欠かせないフローといえます。

自社に必要な存在であると判断し、内定通知を出した候補者に承諾をしてもらうためにも、内定者面談では内定者の素直な気持ちを聞き出し、潜在的な悩みまでフォローアップしてあげることが重要です。

【実践編】『面談』の基本の流れとコツ

ここからは実践編です。実際に面談を行う場合に重要な流れやポイントを解説します。

基本的な『面談』の流れ

アイスブレイク

アイスブレイクは、面談を行う前に応募者の緊張をほぐすために行います。内容は面談担当者によって様々で、何気ない世間話や趣味の話をしたり、ちょっとしたゲームをすることもあります。

カフェなどの落ち着いた場所でも、面談前は誰でも緊張を感じます。フランクに会話するアイスブレイクを行い、応募者をリラックスさせてから面談を始めることで、普段通りの応募者の様子が見え、面接では言いにくい本音をお互いに話し合える可能性が高くなります。

自己・自社紹介

アイスブレイクで緊張がほぐれたら、応募者は自分の紹介を、面談担当者は自社の紹介を互いに行います。

応募者に自己紹介を促す際は、「簡単に自己紹介をお願いします。」というような曖昧な表現では、応募者は何を話したらいいのか戸惑ってしまうことがあります。その場合は、「長所と短所を含めて」「3分程度で」などと聞きたい内容を明確に提示し、やわらかい表現で自己紹介を促すと良いでしょう。

また自社の紹介には、自社の特徴をまとめたパンフレットや動画などを利用しながら説明するのがおすすめです。また淡々と話を進めると応募者は緊張感を感じるため、説明の間にいくつかのクイズや会話を取り入れてもいいかもしれません。

質疑応答

面談の最大の目的は応募者と企業が本音を話し合うことであるため、本心をぶつけ合う質疑応答は、面談で最も重要なフローだと言っても過言ではありません。

質疑応答で応募者がひそかに抱えている疑問点や不安な点などを引き出すためには、どんな質問も真摯に受け止め、虚無なく親身に答える姿勢を見せることが大切です。応募者からの質問を促す際には、「普段聞きにくいような質問も」「例えば待遇面や職場環境など…」という風に、応募者が素直に本音を言い出せる環境を作りましょう。

『面談』を行う担当者の決め方

面談に最適な担当者は、面談を行う目的によって異なります。ここからは、選考前、選考中、内定後の3つのタイミングに分け、それぞれに適した面談担当者を紹介します。

選考前

選考前に行う面談は、主に2つの目的があります。

1. 選考前に応募者と自社のマッチングを図り、応募者が一時選考免除などの特別待遇をするべき人材かどうか決定する
2. 応募者に自社のことを知ってもらい、選考を受けてもらう

このような目的を持って選考前の面談をする場合は、下記のような人材が適しています。

選考前の面談担当者を選ぶ際は、応募者自身が自社で働くイメージを具体的に膨らませられるような先輩社員を検討しましょう。

選考中

選考中に行う面談は、主に2つの目的があります。

1. 応募者が選考中に感じた疑問点や不安点を解消する
2. 応募者の他社の選考状況を聞き出し、自社の志望度を探る

このような目的を持って選考中の面談をする場合は、下記のような人材が適しています。

選考前の面談と比べ、選考中は応募者からより具体的な内容を質問されることがあります。細かい疑問点が浮かぶということは自社への志望度が高いことが予想されるため、この時期の面談は、自社について総合的な情報を持つ人事部の先輩社員が担当するのが良いでしょう。

選考後

選考後に行う面談は、次のような目的があります。

1. 内定者が抱える不安要素をすべて払拭し、内定辞退を防ぐ
2. 応募者が自社に入社した後の自身のイメージを膨らませ、今後のキャリアについて具体的に考えてもらう

このような目的を持って選考後の面談をする場合は、下記のような人材が適しています。

選考後の面談のゴールは、内定を承諾するかどうかを迷っている内定者が抱える不安点を解消し、自社の内定を承諾してもらうことです。自社に必要な人材であることを確信して内定通知を出した候補者を逃したくない気持ちはわかりますが、内定者の本音を深く聞き出さず、無理に内定承諾を強いる発言や行動をしてはいけません。

選考後に行う内定者面談の担当者は、内定者が感じている潜在的な不安要素まで引き出し、内定者がイメージするキャリアに自社がふさわしいかどうかを見極めながら話し合いましょう。

失敗例から学ぶ！『面談』のコツと注意点

ここからは、面談でやりがちな失敗例を出しながら、面談で企業が注意すべき点やコツを紹介します。

面談担当者の人選ミスにより、志望度が低下

面談担当者は、社内の人間であれば誰でも良いわけではなく、面談の目的に適した人物を選ぶ必要があります。面談担当者の人選を誤った場合の失敗例としては、応募者からの質問に対して具体的な内容を答えることができず、応募者にマイナスイメージを持たれてしまうことがあります。この場合、応募者が抱える疑問点を解消できないだけでなく、自社に対する不信感に繋がります。

先ほど紹介させていただいた“『面談』を行う担当者の決め方”を参考に、面談の目的に応じて適切な担当者を選ぶようにしましょう。

面談ノウハウを蓄積できず、採用の質が向上しない

面談の情報をデータ化し分析することは、企業の採用力向上に大きく関係します。例えば「応募者からの質問」や「内定者の不安点」などを時期別にデータ化しておくことで、多くの応募者が気になる点が分析でき、今後の面談や自社紹介の内容に生かすことができます。

また面談の情報の共有も重要です。社内で面談情報がきちんと共有できていないと、二度目の面談で担当する社員を変更した場合に、前回の面談と重複した質問をしてしまったり、応募者に合わせたケアをすることができません。応募者の不信感や不安を感じさせないように、面談情報の共有や引継ぎはきちんと行いましょう。

面接のような質問により、応募者の本音を引き出せない

面談で企業がやってしまいがちなのが、面接と面談の区別ができず、「面接」のような口調の質問や堅苦しい雰囲気で『面談』を行ってしまうことです。面談担当者が最初に意識すべきことは、応募者をリラックスさせ、面接のような雰囲気を払拭させることです。

面談の目的は、面接のような自己PRや志望動機を聞くためではなく、あくまでも応募者と企業が相互に本音を言い合い、マッチングを図ることです。応募者に質問をする場合は、やわらかい問いかけ方を意識するようにしましょう。

【まとめ】「面接」と『面談』を使い分け、質の高い採用活動を

今回は、「面接」と『面談』の違いについて紹介しました。

最後に「面接」と『面談』の違いや『面談』のポイントをおさらいしましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

「面接」と『面談』を適切に使い分け、応募者にとっても企業にとってもより良い採用活動になることを願っております。