皆さんもうZOOMでの会議には慣れましたか？
ZOOMにはたくさんの機能があります。しかし、それらの機能を使うことなくただ会話をするだけ、の方が多いのではないでしょうか？
弊社ではZOOMの機能を駆使して2日間にわたる新卒合宿選考をオンラインのみで成功させました。
今回はその経験を活かして、「円滑で質の高い会議ができる」「選考でグループワークが可能になる」ZOOMの画期的な使い方をご紹介します。
プレゼンが出来る機能
こちらはすでに活用されている方も多いかもしれません。「画面共有機能」です。
この画面共有機能はこの後ご紹介する、他の使い方でも活きてきますので是非覚えていただければ幸いです。
ページ下部の「画面共有」タブをクリックし、
共有したい画面を選択すれば完了です。
とても簡単ですね。このように選考でも使えますし、
会社説明会、社外へのプレゼン、新入社員研修にも活用出来ます。
意見交換や多数決が出来る機能
まずはこの画像をご覧ください。
A～Cそれぞれの枠の中に様々な図形が書かれています。これはあらかじめ口頭で「A～Cの中で正解がどれだと思うか？」という議題を出していました。参加者は各々スタンプを使って自分の意思表明をした、という場面です。
これは先ほどの画面共有を使って行います。まずは画面共有で回答を書き込んで欲しい画面を表示します。
この画像の場合は「ここに書き込みます」と書かれたPowerPointのスライドを画面共有で映し出しています。
上の黒いバーは、参加者全員がそれぞれ操作出来るので、右から2番目にある「コメントを付ける」というタブをクリック。
すると「テキスト」タブがあるので、選択すると文字を打ち込めるようになります。先ほどの図形は「スタンプ」という機能を使っています。
自分が書き込んでいる最中に同時に他の参加者が書き込んだ場合、リアルタイムで自分の画面にも表示されます。
また、矢印にすると書き込んだ人の名前が自動的に表示されるので回答者を明らかにしたい場合は矢印、匿名にした場合はスタンプ、と使い分けてみてください。
グループワークが出来る機能
次に研修や新卒選考では必須であろうグループワークを行う機能です。
メイン画面の下に「ブレイクアウトセッション」というタブがあります。
※ZOOMのアカウント設定（ミーティング内の「設定」ではありません）で「ミーティング」タブにある→「ブレイクアウトセッション」を「有効」にしないと出てきませんのでご注意ください。
次に参加者を分けるグループの数を選び「手動」をクリック。
「ブレークアウトセッション」が１，２，３…と出てきますのでメンバーをそれぞれ振り分けてください。
「全てのセッションを開始」でそれぞれのグループの小部屋に分かれていきます。
これで完了です。
ここからはブレイクアウトセッションを利用した応用編です。
こちらの画像はブレイクアウトルームのメンバーだけで画面共有をし、さらに同時にプレゼン資料を作っています。
これはZOOMでビデオ通話と画面共有をしながらGoogleスライドを使っています。
Googleスライドはひとつの資料を、同時に複数人で編集できる優れモノです。
例えば1～3枚目のスライドは、Aさんが担当4～6枚目はBさん・・・とそれぞれの担当を決めておくと、議論をしながら同時に分担作業で資料が完成させられるというわけです。
文章で書くとややこしそうに感じますが、実際に使うととても簡単で便利ですよ。
会議中でもこっそり耳打ち出来る機能
最後にご紹介するのはZOOMのミーティング中でも、ミーティング内の特定の人物とコミュニケーションが取れる方法です。
メイン画面にある「チャット」のタブを使います。
画面上でテレビ通話をしながら文面でもコミュニケーションを取ることが出来ます。
このように全員に対してのメッセージを送ることも出来ますが・・・
「ｖ」をクリックすると特定の人物だけにメッセージを送る事も出来ます。
例えば、○○さんだけ声が聞こえにくい、と伝えたり選考中、人事同士で連絡を取ったりと様々な使い方が出来ます。このように、ZOOMは数ある機能を上手く使えばただ会話をするに留まりません。
手軽さ、コストパフォーマンス、効率の良さ。どれも対面と比べて、優れているオンラインでのやりとり。今後は社内外問わず、さらに需要が高まるでしょう。
是非あなたの会社でもこのような使い方を共有してみてください。
