採用担当者必見！ZoomによるWeb面接の注意点＆流れを徹底解説

という方に向けて記事を書いています。

Web面接はインターネットの通信回線の安定化や高速化によって実現し、最近はコロナウイルス感染拡大防止対策としてWeb面接を導入する企業が増加しています。しかし、はじめてWeb面接を導入する企業の採用担当者の方の中には、オフラインの面接に対して疑問や不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、はじめてWeb面接を導入する企業の採用担当者の方でもわかりやすいように、Web面接の基本の流れや注意すべきポイントを徹底解説します。

この記事を読めば、Web面接の事前に準備しておくべきことや企業側が失敗しがちな注意点を知ることができ、はじめてのWeb面接でも戸惑うことなく成功に導きます。

Web面接を導入する企業が増加した2つの理由

Web面接を導入する企業が増加した原因は、感染症拡大防止による影響だけではなく、次の2つの理由があります。

通信ネットワークの急速な進化

当時、Web面接は通信のスピードが遅いことや回線の不具合が多いなどの問題点が多くあり、利用者は少数でしたが、近年通信ネットワークが進化し、通信環境が整備されました。画質の高品質化や充実したオンラインコミュニケーションサービスにより、オフライン同様のコミュニケーションを取ることができるため、オンラインによる面接やリモートワークを取り入れる企業が増加しました。

採用手法の変化

近年の採用手法は『守り』から『攻め』の採用手法と変化し、企業は『選ぶ側』から『選ばれる側』になったと言われています。『攻め』の採用手法とは、企業自らが求職者を直接コンタクトを取り、アプローチを行う方法です。限られた応募者の中から企業側が選ぶ従来の採用手法と比較すると、対象者の範囲が大幅に広くなり多様な人材を採用できるというメリットがあります。

Web面接を導入することで地方の求職者とのコンタクトも容易になるため、全国から多様な人材を採用している企業が増えています。

Web面接を導入するメリットとは

Web面接を導入するメリットを、企業側と応募者側のそれぞれの視点から紹介します。

企業側のメリット

Web面接を導入することで得られる企業側のメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

応募者側のメリット

Web面接を導入することで得られる応募者側のメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

Web面接が失敗する原因は、企業側の準備不足

Web面接の失敗の多くは、企業側が事前に準備しておけば防げるものばかりです。Web面接の失敗の中で多い例としては、応募者側の回線の不具合によって面接が滞ってしまうことが挙げられます。これは企業側が事前に応募者に対して回線の確認を強く呼びかけ、当日に使うオンラインコミュニケーションサービスの説明を行えば未然に防ぐことができます。

企業側の準備不足によって、優秀な人材を採用するチャンスを逃してしまうのはとても残念なことです。そのようなことがないように、これから解説する注意点をよくチェックしてWeb面接に臨みましょう。

Web面接の基本の流れ【Zoom編】

ここからは、オンラインコミュニケーションサービス”Zoom”を利用したWeb面接の流れを紹介します。

1. ミーティングスケジュールを作成する

まずはZoomのログインを済ませ、右上にある『ミーティングをスケジュールする』をクリックします。上の画面が出てきたら、Web面接の開催日時と時間の設定を行い『保存』します。

2. 応募者には事前にメールでミーティングのURLを送る

ミーティングのスケジュールの細かい設定を行い、保存すると上のような画面が出てきます。次に、画面中央にある『招待状のコピー』をクリックします。

上のような画面が出てきたら、『ミーティングの招待状をコピー』をクリックし、Web面接の注意事項と含めて応募者にメールを送りましょう。

3. 回線の具合や通信状況を確認する

Web面接にとって回線トラブルは大きな痛手となります。通信環境が整っていない場所でWeb面接を行うと、映像や音声が乱れ、面接のコミュニケーションがうまく取れません。

Web面接の失敗を未然に防ぐためには、上記の3つの確認事項を面接前にチェックしておく必要があります。

またZoomを利用する場合は、上記のように、ルームに入ると音声や映像の確認を促す画面が出てくるので、必ず確認するようにしましょう。

4. 『待機室』の設定を行う

応募者は面接時間の数分前にスタンバイするため、Zoomの『待機室』という機能を利用するのがおすすめです。『待機室』はホストが入室するまでミーティングルームとは別の部屋で待機できるシステムです。

『待機室』の設定の仕方は、ログイン後に『個人設定』をクリックします。上のような画面が出てきたら、『待機室』を許可し設定は完了です。

5. 面接時間になったらURLから入室し、応募者の入室を許可する

面接時間になったらミーティングルームに入室し、画面下の『参加者』または『参加者の管理』というタブを開き、応募者の入室を許可しましょう。

6. アイスブレイクを行い、面接を始める

アイスブレイクで応募者の緊張をほぐしてから、面接をスタートさせましょう。応募者に質問する際は、何を聞きたいのかを明確に提示してあげるといいかもしれません。

7. 今後の選考フローや面接結果の通知日時などを伝える

面接を終了する前には、応募者に今回の面接結果の連絡の日時と通知方法を伝え、今後の選考の流れを説明しましょう。この情報が間違っていると応募者を混乱させ、企業側への不信感に繋がります。必ず正確な情報を提示し、面接者全員に伝えるようにしましょう。

8. 面接終了後、速やかに退出する

Web面接終了後に企業側が退出しないでいると、応募者は面接官よりも早く退出するのはどうなのかと混乱してしまいます。面接が終了したら、画面右下の『退出する』をクリックし、『全員に対してミーティングを終了』をクリックして速やかに退出しましょう。

Web面接の注意点【事前準備編】

ここからは、Web面接の事前に準備すべきことや注意事項を紹介します。

事前に面接についての細かい注意事項をメールで送る

Web面接が滞りなく進められるように、応募者には事前にWeb面接についての詳細や利用するサービスの使い方などを案内しましょう。

メールを作成する際は、上の項目を含めることを意識してみてください。

面接を行う場所の周囲や通信状況を確認する

回線状況や周囲の雑音の確認は、応募者だけでなく企業側も事前に行う必要があります。Web面接を社内で行う場合は、ネットワーク環境が良く防音機能の付いた会議室を事前に予約しておくといいかもしれません。面接前に、同席する社員や離れた場所にいる同僚と通信テストやロールプレイングを行うといいでしょう。回線トラブルをできるだけ防ぎたいという方は、有料のオンラインコミュニケーションサービスを利用するのも1つの手です。

また万が一Web面接中にトラブルが起こった場合に備え、緊急連絡先を記載しておくといいかもしれません。

画面の角度や照明を調節する

Web面接では、身だしなみを整えることはもちろん、照明や画面の角度を調節し、画面上で自分がどのような見え方をしているのかを確認しておくことが大切です。上から目線になってしまうと圧迫感を与えてしまうので、できるだけやわらかい印象を与えることを意識し、カメラのレンズと平行になるようにパソコンと椅子の調節を行いましょう。

特に照明の調整は重要で、オフラインでは問題のない明るさでも、画面上で見ると思っている以上に暗い印象を与えてしまうことがあります。自然光を取り入れるのがベストですが、日当たりの悪い場所であればリングライトやLEDライトを用意し、できるだけ明るい印象を与えられるように工夫しましょう。緊急で面接を行う場合は、膝に白いコピー用紙を置いてレフ版の代用として使うのも手です。

他のアプリからの通知は一時オフにする

面接のマナーとして当たり前のことかもしれませんが、事前準備の多いWeb面接ではうっかり忘れてしまうことが多いです。応募者は常に企業側の様子を伺っているため、面接官の目線や表情に非常に敏感です。プライベートの用件や他業務の連絡に気を取られていると、応募者の合否を適切に判断することができず、応募者には企業に対して不信感を抱かれてしまいます。面接室に持ち込むPCや端末はすべて通知オフにすることを忘れないようにしましょう。

同席する面接官と事前に打ち合わせをしておく

応募者は常に企業側の様子を伺っているため、面接官同士の認識が異なっていたりうまくかみ合っていないと、非常に不安な気持ちになります。Web面接を2名以上の面接官で行う場合は、面接の大まかな流れや評価シートのつけ方などは事前に確認しておきましょう。面接官側もそれぞれ異なる場所で面接を行う場合は、利用するオンラインコミュニケーションサービスを利用して打ち合わせしておくといいかもしれません。

Web面接の注意点【面接中～後編】

ここからは、Web面接中～終了までに企業側が注意すべき点を紹介します。

ひと工夫したアイスブレイクを行う

オフラインの面接は会場に向かうまでの時間に心の準備ができますが、Web面接はURLを開けばすぐに面接が開始されます。そのため応募者の中にはうまく自分の中のスイッチが切り替えられず、不安を感じている方も多くいます。応募者の普段の様子や本音を聞き出すために、やわらかい雰囲気で自己紹介を行い、アイスブレイクでリラックスさせることが必要です。

アイスブレイクは、就職活動とは一切関係のない趣味の話や世間話を話したり、簡単なゲームを用いてコミュニケーションを取りましょう。

キーボードの打ち方に注意する

近年のPCや他端末のデバイスはどれも進化し音声機能も優れているため、PCのキーボードを叩く音や周囲のちょっとした雑音も拾ってしまいます。特にキーボードを強く打ってしまうと、応募者からは怖い印象を持たれてしまいます。Web面接の内容をメモする場合は、タイピングの音まで意識するようにしましょう。

最重要！Web面接の注意点【コミュニケーション編】

ここからは、Web面接では最も重要なコミュニケーションに関わる注意点を紹介します。

目線はカメラに向ける

Web面接は、話を聞いている際に相手を見ようとすると伏し目になってしまいます。伏し目は応募者に暗い印象を与えてしまうため、応募者が話をしている際はできるだけカメラ目線で相槌を打ちながら話を聞くようにしましょう。

話し出すタイミングや質問の仕方に注意する

Web面接は通信環境によって音声や映像が遅れるタイムラグが発生するため、声が重なってしまうことが多くあります。会話の間（ま）を意識しながら、話し出すタイミングを注意しましょう。

特に集団面接の場合は、「次に○○さん、3分以内で学生時代に力を入れて取り組んだことを教えてください」などと細かく提示し、面接がスムーズに進められるようにしましょう。

リアクションを普段よりもオーバーにする

Web面接は、話を聞いてる時のリアクションが伝わりにくいというデメリットがあります。相槌はカメラを見ながら首を大きく振るなど、オフラインの面接よりもオーバーな動作をするようにしましょう。

また少し回線に不具合があった際も相手が聞き取りやすいように、声には抑揚をつけ、普段よりもワントーン高い声で話すことを意識するといいかもしれません。

不具合がないかを随時確認する

Web面接では回線トラブルが多く、前半はスムーズに進んでも後半になって突然電波が悪くなってしまったり、企業側のPCでは問題がなくても、応募者の端末では映像や音声に不具合が発生することもあります。最後までWeb面接をスムーズに進行するためにも、面接中には『映像や音声で不具合はないですか？』『ここまでで聞き取りづらかった部分はありませんか？』と適度に声をかけながら進めるようにしましょう。

【まとめ】Web面接を成功させるには、企業側の入念な準備が肝心

今回は、企業側の視点からWeb面接について解説しました。

Web面接が成功するかどうかは、採用担当者の入念な準備にかかっているといっても過言ではありません。特に『回線状況の確認』と『オンラインを意識したコミュニケーション』に注意し、Web面接を行うようにしましょう。

最後まで見ていただき、ありがとうございました。