- 「とにかく今すぐ使えるメールの返信用テンプレが欲しい！」
- 「応募者からのメールが来たが、対応の方法が分からない」
- 「応募者を逃がさないための対応のコツを知りたい」
このような方に向けて記事を書いています。
採用を見切り発車で始めたり、社内で応募者対応のルールを決めていないために、応募者への対応方法で困る採用担当者の方は一定数いらっしゃるでしょう。
そこで今回の記事では、そんな応募者対応に困る採用担当者の方に向けて、応募者への対応方法を解説します。合わせてその際に使用できるテンプレートなどを用意しました。
この記事を読めば、「応募者に対応する方法とメール返信用テンプレート」が手に入り、今までよりも早く抜けのない応募者対応が可能になるでしょう。
今すぐテンプレを見たいという方は目次をクリックし、「応募者へのメール対応方法【テンプレ】」をご覧ください。
応募者対応のために押さえる３つのポイント
「応募者への対応に慌ててしまう、どう対応すればいいか分からない」
という方はこれから紹介する応募者対応前のポイントを押さえることで対応が早く、そして楽になるでしょう。ポイントは以下の３つです。
- 担当者や代理を決めておく
- 対応方法を決めておく
- １,２の内容を社内で共有しておく
では以下で順に説明していきます。
１．担当者や代理を決めておく
まずは、誰が担当するのか、また担当者が不在の時は誰が代理となるのかを決めておくことです。
応募があった際に担当者が必ずしも対応できるとは限りませんので、代理の方を決めておかないと、「担当者がいないために応募者を逃してしまう」という事態にもなりかねません。
そのため担当者を決めておき、不在の時は代理の方が変わって対応できるようにしておきましょう。
２．対応方法を決めておく
次に応募があった際にどのような手段で何をいつまでに連絡するのかという対応方法を決めておきます。
対応は基本的にその日にすることをおすすめします。理由は、応募者が複数の企業を受けているからです。
連絡が遅い企業に対してはよほどの熱意が無い限り関心がなくなりますし、面接の日程も先送りにされてしまいます。
そのようなことを防ぐために、以下のようなことを決めておきましょう。
- 応募後の選考の流れ
- 応募者への連絡内容
- 担当者が不在の時の対応（伝言方法など）
対応方法や流れが決まっていれば、いざ応募があった際に次に何をすれば良いかが明確なので、慌てることが無くスムーズに対応が出来るでしょう。
３．１,２の内容を社内で共有しておく
最後に1、２で決めた内容を社内で共有しておきましょう。
例えば、担当者がいないときに代理以外の方が電話に出た場合、代理の方がいるという事を知らなければ「担当の者は席を外しております」などと伝えてしまい、代理の方が電話に出ることが出来ないかもしれません。
対応方法も各社員の自己流ではなく、社内で共有したやり方でおこなうことでミスなくスムーズな応募者対応をすることにつながります。
また担当者の方は、社員や少なくとも代理の方にだけでも、外出等で席を外していることを伝えておくなどの配慮もあると良いでしょう。
応募者へのメール対応方法【例文付き】
ここでは「今すぐテンプレで応募者に返信しなければならない！」という方のためにメールでの応募対応で気を付けることと返信用のテンプレを紹介します。
メールでの応募対応で気を付けること
まずメールでの応募対応は以下のことに気を付けてください。
- 初回応募から24h以内に、9～18時（定時）の間で通過連絡をする。
- 逆に不通過者にはすぐに不通過通知を送らない。
- 早朝深夜にメールしない
- 差出人(企業側)の対応者名も明確にし安心させる
- 返事の宛名を明確にさせてあげる
- お高く留まらず、応募のお礼、面接歓迎の言葉を添える
- やり取りがなるべく少ない工数で済むように心がける
- リスケジュールにも柔軟に対応する
合格者には早めに合格の連絡をして、応募者の熱が冷めないうちに選考を進めていきましょう。他社の選考を受けている途中でも、「早く連絡をくれた」ということで内定を承諾してくれる方は結構いらっしゃいます。
しかし、不合格者にはすぐ連絡するのをおすすめしません。理由は不通過理由をメール文に記述していない場合、「ちゃんとみてますか」というクレームが来ることもあるからです。
面接に進んでもらう場合は、質問が多い持ち物や服装、ビルへの案内などについてメールに記載しておくなどの配慮があると、やり取りの工数が減らせてお互いに良いでしょう。
応募書類を依頼する場合
タイトル：応募書類提出のお願い
本文 ：
○○○○様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社○○採用担当の○○と申します。
選考を行うにあたって、
履歴書と職務経歴書の提出をお願いしております。
大変お手数ですが、当社までお送りくださいますようお願い申し上げます。
◆郵送先住所◆
〒xxx-xxxx 東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
株式会社○○ 採用担当宛
書類を拝見しましたら、今一度○○様に連絡致します。
それでは、書類の提出をお待ちしております。
何卒宜しくお願い致します。
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株式会社○○
https://ホームページ.co.jp/
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人事部 人事課長
○○ 〇〇
————————————————————-
Email：saiyo@xxx.xxx.mail.jp
Tel（直通）：xxx-xxxx-xxxx（10：00～18：00）
Fax：xxx-xxxx-xxxx
Post：〒xxx-xxxx
東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
書類選考を行う場合（応募書類提出済み）
タイトル：書類選考のお知らせ
本文 ：
○○○○様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社○○採用担当の○○と申します。
応募書類に基づき、選考を進めさせていただきます。
選考結果に関しましては、〇日以内にご連絡いたしますので、
今しばらくお待ちください。
何卒宜しくお願い致します。
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株式会社○○
https://ホームページ.co.jp/
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人事部 人事課長
○○ 〇〇
————————————————————-
Email：saiyo@xxx.xxx.mail.jp
Tel（直通）：xxx-xxxx-xxxx（10：00～18：00）
Fax：xxx-xxxx-xxxx
Post：〒xxx-xxxx
東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
書類選考通過者の面接日程調整をする場合
面接の日程調整をする際は、
- 面接の日時候補を複数日挙げてもらう
- 持ち物があれば記載
- 場所はしっかり住所で記載する
- 場所が複雑な場合は細かく説明をする
- 担当者名を事前に伝える
- 所要時間を伝える
などがポイントです。
タイトル：面接日程調整のご案内
本文 ：
○○○○様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社○○採用担当の○○と申します。
ご提出いただいた書類をもとに、慎重に選考させていただきました。
選考の結果、○○様にはぜひ１次面接にご参加頂きたく存じます。
◆面接日程調整のお願い◆
ご希望の時間帯をご記載の上、ご返信下さい。
下記の例のように、平日9：00～18：00の間で
第一希望～第三希望までご提示頂けますと幸いです。
尚、面接の所要時間は30分～1時間程度です。
（例）
第一希望：〇月〇日(金) 終日
第二希望：〇月〇日(水) 15時以降
第三希望：〇月〇日(水) 10時～13時まで
書類選考通過者にご案内をしており、
返信が早い方から優先的に予定を取らせて頂いております。
ご希望の日程でお取りできない場合がございますが、
御理解いただけますと幸いです。
[来社時の面接について]
・場 所：株式会社○○本社
〒xxx-xxxx 東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
・持参していただく物：筆記用具
・連絡先：TEL xx-xxxx-xxxx（採用担当：○○）
・服 装：（スーツor私服）
それでは、ご連絡をお待ちしております。
何卒宜しくお願い致します。
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株式会社○○
https://ホームページ.co.jp/
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人事部
○○ ○○
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Email：saiyo@xxx.xxx.mail.jp
Tel（直通）：xxx-xxxx-xxxx（10：00～18：00）
Fax：xxx-xxxx-xxxx
Post：〒xxx-xxxx
東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
書類選考通過者の面接日程調整をする場合【弊社事例】
求人サイトに登録してある応募者データで応募し、すでに書類選考を通過した場合の対応用テンプレです。
こちらは弊社の中途採用で実際に使用しているものになります。
タイトル：面接日程調整のご案内
本文 ：
○○○○様
この度は、弊社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社○○採用担当の○○と申します。
ご登録の応募データに基づき、
書類選考いたしました。
選考の結果、ぜひ１次面接にご参加頂きたく存じます。
◆面接日程調整のお願い◆
ご希望の時間帯をご記載の上、ご返信下さい。
下記の例のように、平日9：00～18：00の間で
第一希望～第三希望までご提示頂けますと幸いです。
尚、面接の所要時間は30分～1時間程度です。
（例）
第一希望：〇月〇日(金) 終日
第二希望：〇月〇日(水) 15時以降
第三希望：〇月〇日(水) 10時～13時まで
書類選考通過者にご案内をしており、
返信が早い方から優先的に予定を取らせて頂いております。
ご希望の日程でお取りできない場合がございますが、
御理解いただけますと幸いです。
なお、募集人数に達した場合は、
応募を締め切り、中止となる場合がございます。
予めご了承下さい。
[来社時の面接について]
・場 所：株式会社○○本社
〒xxx-xxxx 東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
ビル〇Fまでエレベータで上がり、
右手の受付電話で人事担当者をお呼びください。
・持参していただく物：写真付き履歴書、職務経歴書
・連絡先：○○グループ 採用担当
TEL xx-xxxx-xxxx
※ xxx-xxxx-xxxx（17時以降はこちらにお電話下さい。）
・服 装：私服で構いません。リラックスできる服装でお越し下さい。
※WEB面談での対応も可能です。
ご希望の場合はその旨併せまして、返信にてお知らせください。
それでは、ご連絡をお待ちしております。
何卒宜しくお願い致します。
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株式会社○○
https://ホームページ.co.jp/
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人事部 人事課長
○○ ○○
————————————————————-
Email：saiyo@xxx.xxx.mail.jp
Tel（直通）：xxx-xxxx-xxxx（10：00～18：00）
Fax：xxx-xxxx-xxxx
Post：〒xxx-xxxx
東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
応募者への電話対応方法【例文付き】
求人広告の載せ方や、採用の方法によっては求職者が電話で応募をしてくることもありますよね。
電話での応募があった際もその時に焦ってしまわないように事前に対応方法を決めておきましょう。
電話での応募対応で気を付けること
電話での応募対応は以下のことに気を付けてください。
- 聞き取りやすい声のトーン・速さで話す
- 日時や担当者などは間違いのないように伝え、確認する
- 応募の際に求職者が見た資料・サイトを手元に用意する
- 電話に出られない、担当者が不在だった時は出来るだけ即日折り返す
応募者からの電話があった際は、応募者が何を見て応募してきたか確認し、その資料を手元に用意しておくと会話でのズレなどがなくなるでしょう。
担当者が不在の際に代理の方が聞いておくべき項目
担当者がいるときは応募者の情報を把握しているかもしれませんが、代理の方は適切に電話対応が出来ないとあとで掛けなおしたり、誰から応募が来たのか分からないということにもなりかねません。
電話での応募が来た際に担当者が不在の時は、以下の項目を事前に聞いておくと折り返しの際に対応がスムーズになるでしょう。
- 氏名（フルネーム）
- 電話番号（必ず復唱）
- 応募か問い合わせか（問い合わせの可能性もある）
- 問い合わせの場合はその内容（事前に確認するとスムーズ）
- 折り返しで都合の良い時間帯
担当者がいて、担当者以外の方が電話をつなぐ際も氏名だけは聞いておくことをおすすめします。
伝言用のテンプレートがあると便利
また、以下のような伝言用テンプレートを作っておくと、代理の方が漏れなくすべての項目を聞いておくことが出来ます。
社内チャットツールを利用している企業では、コピペで簡単に利用できるので非常に便利です。
対応者氏名：
受付日時： 月 日 （ 曜日） ： ごろ
応募者氏名（フルネーム）：
電話番号：
用件（応募or問い合わせ）：
問い合わせであればその内容：
折り返しに都合の良い時間帯（後日可）：
担当者に電話を繋ぐ場合
担当者が不在・電話対応中で、折り返す場合
・
・
・
ー応募の場合ー
ー問い合わせの場合ー
応募書類を送っていただく依頼をする場合
面接の日程調整をする場合
電話で日程を決定することが困難な場合は、後日連絡するか、メールアドレスを聞き、メールでの日程調整をしましょう。
【メール・電話共通】応募者にメールで日程を確認する
面接の日程が決まったら、応募者に向けて確認のメール（リマインド）を送りましょう。
応募者としても日付などが間違いないか確認できますし、こちらとしても応募者が日程を忘れてしまうことを防ぐことができるので有効的です。
以下のようなメールを送ると良いでしょう。
タイトル：面接日程調整のご案内
本文 ：
○○○○様
お世話になっております。
この度は、弊社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社○○ 採用担当の○○です。
来週の〇次面接について、再度確認のご連絡をさせていただきます。
[面接について]
・日 時：〇月〇日（月）13:00
・場 所：株式会社○○本社
〒xxx-xxxx 東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
ビル〇Fまでエレベータで上がり、
右手の受付電話で人事担当者をお呼びください。
・持参していただく物：写真付き履歴書、職務経歴書
・連絡先：○○グループ 採用担当
TEL xx-xxxx-xxxx
※ xxx-xxxx-xxxx（17時以降はこちらにお電話下さい。）
・服 装：スーツor私服
お手数ですが、ご都合が悪くなった場合
上記連絡先までご一報いただけますと幸いです。
それでは、当日は何卒宜しくお願い致します。
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株式会社○○
https://ホームページ.co.jp/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
人事部 人事課長
○○ ○○
————————————————————-
Email：saiyo@xxx.xxx.mail.jp
Tel（直通）：xxx-xxxx-xxxx（10：00～18：00）
Fax：xxx-xxxx-xxxx
Post：〒xxx-xxxx
東京都新宿区xxxxx ○○ビル〇階
以上が応募者のメールと電話別の対応方法についてです。
応募数が多すぎて対応に困っている場合
応募があった際の応募者に対するメールと電話対応のコツや流れは分かったけど、そもそも応募数が多すぎることに悩んでいる方はいませんか？
応募数が多すぎるときの基準としては、翌日までに対応ができない場合多すぎると判断できます。
応募数が多い場合は、条件を今以上に細かくすることが有効的です。それにより内定を出しても承諾しないような応募者は応募してこなくなるからです。
応募者が多すぎるときの対処法に関してはYouTubeでも解説していますので、合わせてこちらもご覧ください。
また当サイトでは、
「応募数は多いのに内定を出したい人が来ない」
「そもそも応募が集まらない」
「求人広告で人が集まる効果的な出し方が分からない」
といった悩みを抱える中小企業の経営者や採用担当者向けに、採用のコンサルティングもおこなっております。
まずは無料で視聴できるセミナー動画をご覧いただければと思います。
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株式会社リクルートで数千社の採用をサポートした経験を活かし、現在は株式会社ウィンキューブホールディングス執行役員兼、人事統括部長を務める。
【従業員数30名以下の小規模企業に特化した採用コンサルタント】として数多くの企業の採用支援に従事。
- 一部上場企業と採用競合してもほとんど負け知らずで内定承諾を獲得。
- スタートアップメンバーとして一部上場企業の社員6名の採用に成功。
- 無名の中小企業にも関わらず、新卒選考で東大生の採用に成功。その他、上位校の学生も多数内定。
- リクナビ新卒のエントリー数は平均の約7倍以上を記録。
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など、数々の成果を生み出している中小企業採用のプロフェッショナル。
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