- エントリーシートを電子化するべき理由ややり方を知りたい
- 正直エントリーシートは紙でいいと思っている
- ESを電子化したいが、上司を説得するための理由が思いつかない
この記事はこんな方向けに書いています。
日本企業の中ではオンラインでの選考など電子化が進んできたとはいえ、手書きのエントリーシートを提出させている企業はまだまだ多く、非効率的な採用活動を行っていることも。
そこで今回の記事では、エントリーシートを電子化するメリットや実際に電子化する方法まで合わせてご紹介します。
この記事を最後まで読めば、エントリーシートを電子化して効率的な採用活動をする方法が分かります。
エントリーシートを手書きさせるのはもう古い
まず、読む方によってはこれを言われると辛いかもしれませんが、言わせていただきます。
エントリーシートを手書きで提出させるのは古い考えです！
手書きのエントリーシートを提出させれば、
- 字や丁寧さから熱意が伝わる
- 志望度が高い会社以外は受けなくなるから採用の質が上がる
という考えはあるでしょう。
その気持ちもわかります。自分が学生の時も志望度が高い会社にエントリーシートを提出した時は一言一句間違いがないか確認しましたし、文章の位置はそろっているか、文字を詰めすぎて見づらくなっていないかなどを念入りに確認しました。
しかし、それだけで本当に自社が求めている求職者、優秀な人材を判断することができるのでしょうか。
字が汚くても優秀な方はいますし、今の時代多くの会社ではPCを使って文字を打っているので、字を書くという場面は減っています。
また、学生には紙でエントリーシートを書かせておいて、企業が不採用通知をする際はメール一本で済ませるというのは少し失礼なようにも感じます。
それこそ企業が、学生や採用活動に対する熱意がないと言われても仕方がないでしょう。
エントリーシートを電子化するメリット5つ
では、エントリーシートを電子化するメリットは何があるのかを解説していきます。
エントリーシートの管理が楽になる
エントリーシートを電子化した時に一番わかりやすいメリットが、管理が楽になるということです。
エントリーした人数によって変わりますが、エントリーの数が多ければ多いほどエントリーシートを管理する手間が増えてしまいます。
また、電子化して管理した方が、見たい求職者のエントリーシートをすぐに見つけ出して見ることが出来るのもメリットです。
- 普通のES→探しづらく、数が増えると管理が大変
- 電子化したES→ファイルで検索でき、数が増えてもPCの容量が減るだけ
社内で複製・共有が可能
管理が楽というメリットに似ていますが、エントリーシートを電子化すれば、社内での複製や共有が簡単におこなえます。
例えば、１次面接と２次面接の面接官が異なる場合、エントリーシートの共有が簡単で、紛失する心配もないというメリットがあります。
フォーマットを統一できる
提出してもらうエントリーシートを企業側が用意するので、フォーマットを統一できるのもメリットです。
こんな悩みはありませんか？
- 学生によってESのフォーマットが異なる
- 企業側が本当に知りたい項目が提出されたESに無い
- 項目が違うので学生を比較しづらい
- ESの大きさやページ数が異なり管理が少しめんどう
大学が学生に提供しているエントリーシートによっては各大学でフォーマットが異なる場合もありますよね。
それが理由で、様々な悩みや不便さを感じることもあるかもしれませんが、これらについてもエントリーシートの電子化で解決します。
求職者に「時代遅れ」だと思われない
エントリーシートを手書きで提出させることによって
- 「エントリーシートを手書きさせるなんて、なんて効率の悪いことをしている会社なんだろう」
- 「世の中はオンライン化、電子化しているのに時代遅れの会社だな」
- 「この会社は絶対新しいものや技術を取り入れない固い会社だ」
と思われ、そもそもエントリーをしない求職者があらわれてしまうかもしれません。
大手企業や採用に強い企業よりも良い採用をしたいと思えば、時代に合わせて新しいものを取り入れたり、臨機応変に体制を変化させられるということが必要です。
またそれがすぐにできるというのが中小企業の強みでもあります。
求職者の応募ハードルが下がる
手書きでエントリーシートを提出させていたらエントリーしてこなかった求職者も、エントリーシートを電子化することによってハードルが下がり、エントリーをしてくるようになります。
誰でもいいからエントリーしてもらうというのは良い方法ではありませんが、売り手市場の現代ではエントリー数があまりに少なくて嘆く中小企業も少なくありません。
そういった中小企業にはエントリーのハードルが下がるというのは１つのメリットです。
エントリーシートを電子化する方法は2種類
エントリーシートを電子化するメリットが分かったところで、実際に導入する方法を解説していきます。
エントリーシートの電子化はWordでもOK
１つ目はWordでフォーマットを作り、それをメール等でやり取りするという方法です。
電子化といってもそんな立派なものやシステムを作る必要はありません。Wordであれば、特に導入にあたって難しい点も高額な費用もかからないのでおすすめです。
私が就活をしていた当時、ある企業ではギガファイル便というサービスを使ってESの提出を求めていました。
最近流行りの容量が多くなるような「自己PR動画」などを送ってもらう際にも役に立ちますね。
企業が提供しているエントリーシートサービスを使う
「いやいや、やっぱり導入するからには企業が提供しているしっかりしたサービスを使いたい」
そういった方はエントリーシートをネット上で提出してもらえるサービスがありますのでご紹介します。
どちらもサービスへの登録が必要になります。
OpenES-オープンイーエス（リクナビ）
OpenESは学生が複数の企業にエントリーシートを提出することが出来るサービスです。
当サイト管理会社のウィンキューブホールディングスでも、OpenESを活用して学生にエントリーシートを提出していただいています。
MyCareerBox-マイキャリアボックス（マイナビ）
MyCareerBoxはマイナビが提供するサービスで、MyCareerBox自体はエントリーシートに特化したサービスではありませんが、多くの機能の一部としてWebES機能というものがあります。
WebES機能を使用すれば、ネット上で求職者とエントリーシートのやり取りが可能になります。
エントリーシートは電子化して採用を楽に！
今回はエントリーシートを電子化するメリットや導入方法について解説してきました。
エントリーシートを手書きで書かせる意味は正直あまりありません。であればエントリーシートを電子化して、その恩恵を受ける方が良いでしょう。
おさらいしますが、エントリーシートを電子化するメリットは以下の５つです。
- 管理が楽
- 複製・共有が可能
- フォーマット統一できる
- 「時代遅れ」だと思われない
- エントリーのハードルが下がる
導入する際は、
- Wordでフォーマットを作って、ネット上で提出してもらう
- OpenESやMyCareerBoxなどのサービスを利用する
という方法があります。
ぜひ御社でもエントリーシートを電子化し、採用を効率的におこなえるようにしましょう。
